Hiện nay, nhu cầu tìm không gian tổ chức sự kiện ngày càng cao do các hoạt động event càng trở nên sôi nổi. Tuy nhiên, trước khi bạn lựa chọn địa điểm nào đó thì cần nằm lòng những lưu ý dưới đây để không phải hối hận vì phải bỏ tiền ra!

1. Không gian tổ chức phải phù hợp nhu cầu

Đây là điều phải lưu ý đầu tiên khi bạn đi thuê không gian tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào số lượng khách hàng mà bạn lựa chọn không gian rộng-hẹp khác nhau. Nếu khách hàng lớn thì cần đặt không gian rộng rãi, thuận lợi cho việc đi lại và tổ chức. Nếu lượng khách hàng ít thì chỉ cần một không gian nhỏ vừa đủ mà thôi. Không nên chọn không gian quá rộng sẽ khiến sự kiện bị loãng mà chi phí thuê lại cao. Ngoài ra, bạn cũng nên dựa vào nhu cầu để lựa chọn không gian tổ chức trong nhà hay ngoài trời thì hợp lý hơn.

Cho thuê không gian tổ chức sự kiện

2. Giá cả hợp lý

Có lẽ đây là điều mà ai cũng cân nhắc khi lựa chọn bất cứ địa điểm tổ chức sự kiện nào. Giá cả phải tương xứng với không gian, cơ sở vật chất, các dịch vụ đi kèm. Nếu một địa điểm có giá rẻ nhưng các dịch vụ đi kèm không có hoặc phát sinh giá đắt thì bạn có thể cân nhắc địa chỉ khác có giá cao hơn mà bao trọn gói. 

3. Có nhiều dịch vụ đi kèm

Khi tổ chức sự kiện có thể bạn sẽ cần nhiều dịch vụ khác đi kèm chứ không chỉ riêng một mình địa điểm. Đó có thể là internet, âm thanh, ánh sáng hoặc là tiệc ăn nhẹ, đồ uống, nhân viên phục vụ...Do đó, bạn hãy cân nhắc vào nhu cầu của mình là gì để lựa chọn không gian tổ chức sự kiện sao cho phù hợp. Nếu đầy đủ, tiện nghi thì sẽ thuận tiện cho việc tổ chức cũng như phòng những trường hợp phát sinh.

4. Thuận tiện cho việc di chuyển

Một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cho việc di chuyển sẽ rất thuận tiện. Lựa chọn ở ngay trung tâm là lý tưởng nhất nhưng đi kèm là giá cả sẽ đắt hơn. Nếu bạn muốn tổ chức ở đây thì nên bố trí nơi lưu trú cho khách ở xa tại khách sạn hoặc nơi gần địa điểm tổ chức. 

5. Phải đảm bảo an toàn

Bạn nên nhớ rằng, một nơi cho thuê không gian tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ đáp ứng các yêu cầu về không gian, giá cả, dịch vụ đi kèm mà còn về mức độ an toàn. Bạn nên tìm hiểu về công tác phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm cũng như cách sơ tán ở địa điểm đó. Điều này thực sự cần thiết vì có những sự cố bất ngờ xảy ra mà bạn không ngờ trước được. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem xung quanh có bệnh viện hay đồn cảnh sát nào để thuận tiện liên lạc khi khẩn cấp hay không. Những event quy mô lớn cần đảm bảo ba yếu tố là: an ninh, cứu thương và cứu hỏa.

Đảm bảo an toàn cho không gian tổ chức sự kiện

6. Có các điều khoản về đặt cọc, thanh toán và hủy bỏ

Đây cũng là một lưu ý khi chọn không gian tổ chức sự kiện. Bạn cần xem xét ở đó tính đặt cọc bao nhiêu phần trăm, có cho thanh toán sau khi tổ chức không hay bắt buộc phải thanh toán trước. Đặc biệt, có những trường hợp đã lên event, đã đặt cọc và ký hợp đồng nhưng kế hoạch thay đổi phải hủy bỏ. Bạn hãy hỏi trước về trường hợp này thì sẽ xử lý ra sao, công ty tổ chức sự kiện có hỗ trợ khách hàng không. Rất nhiều người không để ý hoặc không được tư vấn về các điều khoản phạt hợp đồng nên khi có vấn đề xảy ra phải tốn một khoản chi phí không nhỏ.

Trên đây là những lưu ý quan trọng khi chọn không gian tổ chức sự kiện. Bỏ túi những kinh nghiệm này chắc chắn bạn sẽ luôn chọn được địa điểm ưng ý nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm có đầy đủ các yếu tố trên và nhiều hơn thế nữa thì có thể tham khảo tại Conek Việt Nam. Chúng tôi chuyên cung cấp địa điểm và dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, linh động với giá cả hợp lý nhất. Liên hệ ngay cho Conek Việt Nam để được tư vấn mọi lúc, mọi nơi!

Nguồn: https://conektour.com