Mỗi năm trên cả nước diễn ra rất nhiều cuộc hội thảo, từ các ban ngành, đoàn thể, đơn vị hành chính đến các doanh nghiệp. Hội thảo đối với nhiều người không còn xa lạ, tuy nhiên không nhiều người để ý đến “ hội thảo là gì”, quy trình như thế nào để tổ chức được một cuộc hội thảo chuyên nghiệp mang lại hiệu quả cao. Dưới đây Conek sẽ cung cấp những thông tin để mọi người hiểu thêm về vấn đề này.

Hội thảo là gì

Hội thảo là gì?

Hội thảo là cuộc gặp gỡ giữa một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian nhất định đã được sắp xếp trước. Hội thảo được tổ chức ra nhằm trao đổi đưa ra những ý kiến đóng góp, phản biện góp phần xây dựng chủ đề chung hoàn thiện hơn.

Các hình thức tổ chức hội thảo hiện nay

Hiện nay, dựa vào tính chất của từng sự kiện mà chia ra các loại hội thảo cơ bản: hội thảo khoa học, workshop...

Hội thảo khoa học là gì? : Hội thảo khoa học là hội thảo được thường được tổ chức thường niên tại các tổ chức giáo dục, viện nghiên cứu khoa học, trung tâm công nghệ, các trường đại học lớn. Các diễn giả, chuyên gia sẽ trình bày vấn đề và cùng những người có chuyên môn thảo luận đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề khoa học nhất định.

Workshop: được biết là một hoặc một chuỗi sự kiện để chia sẻ kinh nghiệm , kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó. Tùy thuộc vào mục đích của từng chủ đề mà có thể mời diễn giả phù hợp. Đa phần các buổi Workshop thường là nói chuyện cùng khách mời và trả lời câu hỏi

Hội thảo du học là gì? đây là cuộc hội thảo chủ yếu tư vấn, giải đáp thắc mắc về vấn đề du học, học bổng du học và cuộc sống của du học sinh tại nước ngoài.

Hội thảo chuyên đề, chuyên môn là gì? Hội thảo chuyên đề, chuyên môn là một buổi hội thảo liên quan giữa các chuyên gia và các doanh nghiệp trong một ngành nghề. Nội dung của cuộc hội thảo sẽ xoay quanh những vấn đề trở ngại và phát triển của ngành đó.

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Để tổ chức được một cuộc hội thảo chuyên nghiệp cần trải qua những bước sau:

Bước 1: Xác định chủ đề của hội thảo

Cần xác định nội dung buổi hội thảo rõ ràng, từ đó mới xây dựng nội dung và lên kế hoạch cụ thể.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

• Mục tiêu, nội dung cuộc hội thảo

• Thời gian, địa điểm dự kiến cuộc hội thảo

• Đơn vị tổ chức hội thảo

• Khách mời, thành phần dự hội thảo

• Timeline cho hội thảo

Lưu ý: Để xác định được những thành phần dự hội thảo, chúng ta cần hiểu thêm về dự hội thảo là gì?

Dự hội thảo là đến tham dự buổi hội thảo, tùy vào từng loại hội thảo có thể để để lắng nghe, chia sẻ hoặc đưa ra những ý kiến đóng góp của mình xây dựng chủ đề của buổi hội thảo. 

Bước 3: Chuẩn bị hội thảo

• Chuẩn bị không gian và tổ chức, đảm bảo trang thiết bị âm thanh, ánh sáng

• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như ăn nhẹ, đưa đón 

• Chuẩn bị truyền thông sự kiện online và offline

• In ấn tài liệu

• Chuẩn bị thư mời cho khách

Bước 4: Tổ chức hội thảo

• Đón tiếp khách mời, đảm bảo an ninh 

• Tổ chức hội thảo đúng timeline

Bước 5: Kết thúc hội thảo

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự 

• Tổng hợp nội dung của buổi hội thảo

Bước 6: Đánh giá buổi hội thảo

• Lượng người tham gia hội thảo so với dự kiến từ đó đánh giá kết quả của việc truyền thông

• Kết quả của cuộc hội thảo

Phân biệt giữa hội thảo và hội nghị

Hội nghị là gì?

Hội nghị là gì

Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức với quy mô lớn có nhiều người dự. Hội nghị thường dùng để bàn bạc và giải quyết những công việc chung nào đó hoặc tổng kết tình hình hoạt động đã qua và đưa ra phương hướng hoạt động trong thời gian sắp tới.

Điểm khác nhau giữa hội nghị - hội thảo là gì?

“Hội thảo” và “ hội nghị” là 2 hình thức tổ chức sự kiện khá quen thuộc, tuy nhiên 2 loại hình này khác nhau về bản chất.

 Hội thảo được hiểu là một cuộc trao đổi, chia sẻ còn hội nghị lại được xem là một cuộc họp để các ban, ngành bộ phận thông qua một vấn đề hoặc đưa ra những quyết định.

Thông tin, nội dung trong hội nghị thường đưa ra để giải quyết các khó khăn, những vấn đề còn tồn đọng. Còn thông tin tại hội thảo đôi khi là những nội dung bổ ích, những vấn đề chưa xảy được dự báo trước.

Thành phần tham gia của hội thảo - hội nghị đều có sự góp mặt của các nhà lãnh đạo, nhà quản lý, thương nhân, những người có tầm ảnh hưởng... trong từng lĩnh vực.

Việc tổ chức hội thảo - hội nghị đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, công phu

Hội thảo - hội nghị đều là nơi đưa ra ý kiến về một công việc hoặc lĩnh vực cụ thể.

Nguồn: https://conektour.com