Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện còn là khái niệm tương đối mới mẻ. Thực tế mỗi người, mỗi đơn vị lại có những định nghĩa khác nhau. Trong bài viết dưới đây, Conek sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn tổ chức sự kiện là gì và chúng ta cần làm gì khi tổ chức sự kiện.

Trước tiên cùng tìm hiểu khái niệm sự kiện

Để hiểu tổ chức sự kiện là gì, chúng tôi xin phép được tách và giải nghĩa cụm từ “sự kiện”. 

Theo giải nghĩa của từ điển Tiếng Việt thì "sự kiện" được định nghĩa là những sự việc xảy ra mang ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được truyền thông quan tâm đưa tin như sự kiện Seagames, các cuộc thi hoa hậu,...

Có một số người lại hiểu sự kiện là những hoạt động có quy mô và mang ý nghĩa cho cả cá nhân và tập thể. Ví dụ như đám cưới, đám hiếu, tiệc sinh nhật,...

Khái niệm tổ chức sự kiện

Một số khác, cụ thể là các đơn vị doanh nghiệp lại hiểu sự kiện là những hoạt động liên quan tới việc quảng bá thương hiệu như các buổi hội thảo, khai trương, ra mắt sản phẩm,...

Như vậy có thể hiểu sự kiện là một hoạt động diễn ra tại một thời điểm nhất định, nó mang những thông điệp riêng biệt tạo sự thu hút của cá nhân hoặc tập thể. 

Vậy tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì là câu hỏi chung của rất nhiều người. Chúng ta có thể hiểu đơn giản việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực xã hội, kinh doanh, thể thao, giải trí,... thông qua các hình thức khác nhau như hội thảo, họp báo, triển lãm, lễ hội.... nhằm mục đích truyền thông điệp hay mong muốn của người làm sự kiện tới công chúng mục tiêu. 

Tổ chức sự kiện là gì?

Trên thực tế tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện tất cả các hoạt động, phần việc cho một sự kiện từ những khâu hình thành ý tưởng, chuẩn bị tới khi nó kết thúc. 

Vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

Vai trò của tổ chức sự kiện là việc tạo ra một lý do để thu hút sự quan tâm chú ý của giới truyền thông cũng như sự quan tâm của các đối tượng mà chúng ta nhắm tới. 

Có thể nói tổ chức sự kiện là một phương tiện truyền thông quan trọng nhằm quảng bá, tiếp thị hình ảnh. Đặc biệt, các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện thường có mục tiêu đánh bóng tên tuổi, giới thiệu sản phẩm mong muốn tăng doanh thu. 

Tổ chức sự kiện là làm những gì?

Việc xác định được tổ chức sự kiện cần làm những gì sẽ giúp chúng sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công, hướng tới mục tiêu cuối cùng nhắm tới. 

Mỗi doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện đều có những mục đích, mục tiêu khác nhau. Nhưng nhìn chung đều phải trải qua 3 giai đoạn chính.

Tổ chức sự kiện là làm gì

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Nhiều đơn vị bỏ ra giai đoạn đầu nhưng đây là giai đoạn quan trọng nếu muốn sự kiện thành công. Ở giai đoạn này tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?

• Cần hiểu biết về thương hiệu, nhãn hiệu, thông điệp muốn truyền tải trong sự kiện.

• Nghiên cứu các yếu tố liên quan tới các hoạt động thiết lập mục tiêu, ngân sách, nhân lực tham gia. 

• Hình thành chủ đề xuyên suốt sự kiện và kế hoạch tổng thể. 

• Khảo sát về địa điểm tổ chức phù hợp, chuẩn bị nhân lực, thiết bị cần thiết

• Xúc tiến và truyền thông sự kiện

Giai đoạn thực hiện

Ở giai đoạn này chúng ta sẽ biết rõ hơn tổ chức sự kiện là gì và chúng ta cần phải làm những gì khi sự kiện diễn ra. 

• Đón tiếp khách, khai mạc sự kiện.

• Điều hành các hoạt động chính trong sự kiện.

• Tổ chức ăn uống nhẹ, hoặc bàn tiệc trong sự kiện

• Tổ chức các hoạt động phụ trợ

Kết thúc tổ chức sự kiện cần làm gì?

• Xúc tiến, quảng bá hoặc chốt sale

• Quan hệ với nhà cung cấp

• Quản trị tài chính

• Chăm sóc khách hàng

• Báo cáo tổng thể và rút kinh nghiệm 

Với những chia sẻ trên đây, chúng tôi đã giải đáp giúp các bạn khái niệm tổ chức sự kiện là gì và chúng ta cần làm những gì từ khi diễn ra tới khi sự kiện kết thúc. Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện nào đó nhưng chưa có ý tưởng nào hay ho và mới mẻ, hãy liên hệ ngay với Conek. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chúng tôi sẽ tư vấn và giúp bạn có một event phù hợp nhất.

Nguồn: https://conektour.com