Ngày nay với thời đại 4.0 chúng ta đã có thể gọi điện và trao đổi nhau qua những ứng dụng kết nối internet bằng việc sử dụng tính năng video call qua facebook, zalo. Tuy nhiên vẫn ít ai hiểu rõ được hội thảo trực tuyến là gì? Có những hình thức nào? Những hình thức ấy phù hợp với đối tượng người dùng như thế nào?

Hội nghị trực tuyến là gì? Có bao nhiêu hình thức hội thảo trực tuyến?

Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản rằng hội nghị trực tuyến là một hình thức gọi video chuyên nghiệp hơn, cao cấp hơn video call.

Với việc sử dụng hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu đối với hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay, giúp quản lý và làm việc một cách hiệu quả hơn. Nhờ đó giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một phần chi phí đi lại mà vẫn kết nối được với đối tác.

Hội nghị trực tuyến gồm có 3 hình thức chính sau đây:

Hội thảo trực tuyến thông qua desktop

Hội thảo trực tuyến cá nhân thông qua desktop là một công cụ không thể thiếu đối với người dùng là những người có lịch trình thường xuyên di chuyển công việc ở các địa điểm khác nhau. Hình thức này giúp thực hiện cuộc họp một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Hội thảo trực tuyến thông qua desktop

Để đảm bảo cuộc họp trực tuyến này cần có :

• Một máy tính cá nhân có thiết bị camera đi kèm có micro thu âm .
• Một phần mềm hội nghị trực tuyến chạy theo chuẩn SIP/H.323 tương thích với thiết bị phần cứng đáp ứng tiêu chuẩn.

Hội thảo trực tuyến qua di động

Đây là hình thức hội thảo trực tuyến dành cho những cá nhân thường xuyên di chuyển, giúp thực hiện và triển khai kế hoạch công việc trong cuộc họp, khi không có máy tính laptop kết nối internet.
Hội thảo trực tuyến thông qua di động

Để thực hiện được các cuộc họp này bạn cần có một chiếc điện thoại smartphone có hỗ trợ camera và micro trên nền tảng hệ điều hành ios và android.

Hội thảo trực tuyến trong phòng họp

Hội thảo trực tuyến phòng họp được thực hiện trong một không gian rộng lớn như phòng họp có sức chứa từ 10-15 người. Để thực hiện cuộc họp này bắt buộc phải có.

• Phòng họp chuẩn để hội thảo trực tuyến
• Bộ thiết bị cần có như camera thu hình, micro thu âm, dàn âm thanh bộ loa và dàn máy chiếu, màn hình tv.

Hội thảo trực tuyến qua phòng họp

Hướng dẫn chọn hệ thống hội thảo trực tuyến tốt nhất

Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối

Hội thảo trực tuyến được diễn ra theo 2 cách: giao tiếp điểm-điểm hoặc đa điểm

• Điểm-điểm: Là hệ thống kết nối mọi địa điểm với nhau, một văn phòng ở Việt Nam cũng có thể kết nối được với văn phòng ở Mỹ. Doanh nghiệp hay cá nhân có thể sử dụng máy tính có tích hợp camera và micro, nơi thiết bị truyền hình có định cài đặt với nó.
• Đa điểm: Trong phần cứng của đa điểm cho phép 3 hoặc nhiều vị trí có thể kết nối được với nhau. Tất cả những người tham gia video đều có thể xem, chia sẻ nói và lắng nghe nhau trong phiên.

Bước 2: Thiết bị cần sử dụng

• Máy tính: Nhiều máy tính hiện tại đã được trang bị camera và micro nhưng bạn cũng có thể bổ sung camera hội nghị truyền hình USB với chi phí tương đối thấp. Đây là những công cụ được sử dụng trong những phòng nhỏ tương tác với một số ít người. Tuy nhiên chúng ta cũng có thể tìm mua những công cụ giá rẻ tích hợp nhiều chức năng hữu ích.
• Camera hội nghị truyền hình: camera chuyên dụng có tích hợp micro.
• Thiết bị di động: Đôi khi bạn không đến phòng hội nghị hoặc bàn làm việc để có thể kết nối với những thiết bị ở văn phòng. Đừng lo vì bạn đã có những thiết bị thông minh như máy tính bảng hay điện thoại để có thể tham gia những cuộc họp quan trọng. Giải pháp này giúp các nhà lãnh đạo đi công tác xa vẫn có thể kết nối với nhân viên của mình.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

Trước khi bạn muốn tìm kiếm và sử dụng giải pháp hội thảo trực tuyến phù hợp nhất với giá thành cũng như giải pháp cho doanh nghiệp. Bạn phải xác định ngân sách đầu tư cũng như yêu cầu chất lượng hội trường tổ chức hội thảo đến nhà cung cấp. Trao đổi điều đó với nhà cung cấp, họ sẽ cho bạn biết chính xác sản phẩm nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

Trên đây là những điều chúng tôi muốn chia sẻ về giải pháp hội thảo trực tuyến giúp cho các doanh nghiệp cũng như các cá nhân có thể luôn trao đổi với đối tác cũng như nhân viên một cách chuyên nghiệp nhất.

Nguồn: https://conektour.com